Kanzleiassistenz / Backoffice-Manager (m/w/d) – Das Herzstück unserer Organisation

Ihre Aufgaben

Deine Rolle: Garant für reibungslose Abläufe

Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Standortes in Kaiserslautern und sorgst dafür, dass unsere Steuerberater und Fachmitarbeiter den Kopf frei haben für ihre Mandanten, indem du sie bei organisatorischen Tätigkeiten entlastest. Zudem spielst du eine wichtige Rolle in der Kommunikation mit unseren Mandanten sowie bei der Einhaltung von Fristen und der Organisation der Post. In unserer modernen, digitalen Kanzlei bist Du die zentrale Steuerungsinstanz.

Wenn Du Organisationstalent, eine positive Ausstrahlung und eine hohe Serviceorientierung mitbringst, suchen wir genau Dich, um unser Team auf höchstem Niveau zu unterstützen!

Deine Hauptaufgaben: Du hältst die Fäden in der Hand.

• Organisation und Kommunikation: Du bist die freundliche Stimme am Telefon (Telefonzentrale) und der erste Kontaktpunkt für unsere Mandanten und Behörden.

• Post und Dokumentenmanagement: Du übernimmst die digitale und physische Postbearbeitung, scannst und archivierst Dokumente zentral (digital) und sorgst für die korrekte Zuordnung im System und die Weiterleitung von Informationen an die richtigen Stellen.

• Fristenmanagement: Du überwachst zuverlässig alle steuerlichen Fristen und Termine und unterstützt unser Team bei der Einhaltung.

• Interne Organisation: Du kümmerst Dich um die interne Materialwirtschaft, Organisation von Meetings, Reiseplanung (selten) und die Koordination der Büroabläufe. Du unterstützt bei der Verwaltung und Optimierung unserer digitalen Tools und Prozesse.

• Allgemeines Backoffice: Du unterstützt das Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben (z.B. Ablage, Bearbeitung des E-Mail-Postfachs, Termine).

Ihr Profil

Dein Profil: Du bist unser Organisationstalent.

• Qualifikation: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann, Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte/r) oder vergleichbare Berufserfahrung.

• Erfahrung: Idealerweise bringst Du Berufserfahrung aus dem Kanzlei-, Office- oder Assistenzbereich mit.

• Digital-Kompetenz: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast ein Faible für digitale Tools. Der Umgang mit digitalen Prozessen fällt dir leicht. Erfahrung mit DATEV oder vergleichbarer Kanzleisoftware ist ein Plus.

• Persönlichkeit: Du zeichnest Dich durch hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise aus. Deine Kommunikationsfähigkeit ist exzellent.

• Mindset: Du hast Freude am Umgang mit Menschen und siehst Dich als Dienstleister für das gesamte Team und die Mandanten.

Warum wir?

Deine Benefits: Das bieten wir Dir in Kaiserslautern.

Wir schätzen Deine zentrale Rolle in der Kanzlei und bieten Dir:

• Sicherheit: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einer zukunftsorientierten Branche in einer top aufgestellten Kanzlei.

• Team & Kultur: Eine wertschätzende Kanzleiinhaberin und ein hochmotiviertes Team, das Dich auf Augenhöhe behandelt. Bei uns gilt das DU!

• Digitales Arbeiten: Ein top-modern ausgestatteter Arbeitsplatz, 100% papierarm und mit Fokus auf effiziente Prozesse.

• Weiterbildung: Wir fördern Dich durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen, besonders im Bereich digitaler Tools und Kommunikation.

• Vergütung: Eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung.

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