Quereinstieg in die Kanzlei: So gelingt der Wechsel als Assistenz, ReFa oder StFA

Anwalts- und Steuerkanzleien suchen händeringend Personal, und der Nachwuchs aus der klassischen Ausbildung reicht seit Jahren nicht aus. Für Quereinsteiger ist das eine echte Chance. Ob Sie aus dem Einzelhandel, der Verwaltung, der Versicherungsbranche oder der Gastronomie kommen: Es gibt mehrere erprobte Wege in die Kanzlei. Manche bringen sofort ein Gehalt, andere führen zu einem anerkannten Berufsabschluss. Dieser Ratgeber zeigt, welche Wege es gibt, was sie voraussetzen, wie sie gefördert werden und was Sie verdienen können.

Warum Kanzleien offen für Quereinsteiger sind

Der Fachkräftemangel in Kanzleien ist kein Schlagwort, sondern lässt sich an Zahlen ablesen. Laut Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) wurden 2025 bundesweit nur 2.885 neue Ausbildungsverträge für Rechtsanwalts- sowie Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte geschlossen. Das reicht bei Weitem nicht, um die Abgänge in den Ruhestand und in Rechtsabteilungen von Unternehmen auszugleichen.

In der Steuerberatung sieht es nicht besser aus. Die Bundesagentur für Arbeit führt die Berufe in der Steuerberatung in ihrer Engpassanalyse 2025 als Engpassberuf. Gleichzeitig sinkt der Nachwuchs: Zum 1. Januar 2026 gab es laut Bundessteuerberaterkammer 17.081 Ausbildungsverhältnisse, 1,3 Prozent weniger als im Vorjahr.

Die Folge zeigt sich direkt im Stellenmarkt. In vielen Stellenanzeigen für Rechtsanwalts- oder Steuerfachangestellte steht inzwischen der Zusatz „oder vergleichbare Qualifikation“. Kanzleien, die vor zehn Jahren ausschließlich ausgebildete Fachkräfte eingestellt hätten, arbeiten heute gezielt Quereinsteiger ein oder bilden sie über eine Umschulung selbst aus.

Die Wege in die Kanzlei im Überblick

Es gibt vier typische Einstiegswege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie schnell Sie Geld verdienen und ob Sie am Ende einen anerkannten Berufsabschluss in der Tasche haben.

Weg 1: Einstieg als Kanzleiassistenz – ohne Ausbildung, mit Gehalt

Der schnellste Weg in die Kanzlei führt über eine Stelle als Kanzleiassistenz, Anwaltssekretariat, Empfangskraft oder Teamassistenz. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro hilft, ist aber nicht in jeder Kanzlei Pflicht. Sie verdienen ab dem ersten Tag und lernen die juristischen Abläufe direkt im Alltag kennen.

Typische Aufgaben in der Anwaltskanzlei

• Empfang, Telefon und Terminorganisation für Anwälte und Mandanten
• Posteingang sortieren, Schreiben den Akten zuordnen, elektronische Akte pflegen
• Schriftsätze nach Diktat oder Vorlage schreiben und formatieren
• Unterstützung beim Fristenkalender, bei Kostennoten und beim Mahnwesen

Typische Aufgaben in der Steuerkanzlei

• Belege sichten, digitalisieren und den Mandanten zuordnen
• vorbereitende Buchhaltung und einfache Kontierungen
• Zuarbeit bei der Lohnabrechnung
• Mandantenkommunikation, Fristen und Unterlagenanforderung

In Steuerkanzleien heißt die Einstiegsstelle oft „Buchhaltungskraft“ oder „Lohnsachbearbeitung“. Wer bereits Buchhaltungserfahrung aus einem Unternehmen mitbringt, kann hier ohne Umweg einsteigen. In internationalen Wirtschaftskanzleien gibt es zudem die Rolle des Legal Assistant, bei der vor allem sehr gutes Englisch und sicherer Umgang mit Office gefragt sind.

Weg 2: Umschulung zur Rechtsanwaltsfachangestellten (ReFa)

Die Umschulung führt zum selben Abschluss wie die dreijährige duale Ausbildung, dauert aber in der Regel nur 24 Monate. Am Ende steht die Abschlussprüfung vor der zuständigen Rechtsanwaltskammer. Inhaltlich lernen Sie alles, was eine ReFa im Kanzleialltag braucht:

• Büroorganisation, Aktenführung und Fristenwesen
• Grundzüge des Zivil- und Zivilprozessrechts
• Gebührenrecht nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG)
• gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung
• elektronischer Rechtsverkehr, insbesondere das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)

Es gibt zwei Modelle. Bei der trägergestützten Umschulung lernen Sie bei einem Bildungsträger und absolvieren Praxisphasen in einer Kanzlei. Bei der betrieblichen Umschulung schließen Sie einen Umschulungsvertrag direkt mit einer Kanzlei und besuchen parallel die Berufsschule oder Kurse. Das betriebliche Modell ist besonders attraktiv, weil Sie von Anfang an in ein Team eingebunden sind und gute Chancen auf eine Übernahme haben.

Formale Hürden gibt es kaum. Hilfreich sind ein mittlerer Schulabschluss oder Büroerfahrung, eine sichere Rechtschreibung und Sorgfalt. Wer ungern unter Fristdruck arbeitet, sollte sich den Schritt gut überlegen: Eine versäumte Frist kann für Mandanten und Kanzlei ernste Folgen haben.

Weg 3: Umschulung zur Steuerfachangestellten (StFA)

Auch die Umschulung zur Steuerfachangestellten dauert in Vollzeit meist 24 Monate, davon häufig rund zwölf Monate Praxis in einer Steuerkanzlei. Teilzeitmodelle laufen über etwa 33 bis 36 Monate. Die Prüfung legen Sie vor der Steuerberaterkammer ab. Die Inhalte:

• Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Einkommen-, Umsatz-, Körperschaft- und Gewerbesteuer
• Abgabenordnung, Steuerbescheide prüfen, Einsprüche vorbereiten
• Arbeit mit Fachsoftware, in der Praxis meist DATEV

Die Zugangsvoraussetzungen sind etwas strenger als bei der ReFa und unterscheiden sich je nach Kammerbezirk. Die Steuerberaterkammer Hamburg nennt beispielsweise eine abgeschlossene Berufsausbildung oder drei Jahre kaufmännische Tätigkeit. In manchen Regionen ist vorab ein Vorbereitungskurs vorgeschrieben. Klären Sie die Bedingungen deshalb früh mit der zuständigen Steuerberaterkammer oder dem Bildungsträger.

Besonders gut gelingt der Wechsel aus Buchhaltung, Bank, Versicherung oder öffentlicher Verwaltung. Rechnen Sie mit viel Lernstoff: Das Steuerrecht ändert sich jedes Jahr, und die Abschlussprüfung gilt als anspruchsvoll. Dafür ist der Beruf krisenfest, gut bezahlt und bietet viele Möglichkeiten für Teilzeit und Homeoffice.

Weg 4: Abschluss nachholen über die Externenprüfung

Wer bereits als Assistenz in einer Kanzlei arbeitet, kann den Abschluss nachholen, ohne eine Ausbildung oder Umschulung zu absolvieren. Rechtsgrundlage ist § 45 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG), die sogenannte Externenprüfung. Danach ist zur Abschlussprüfung zuzulassen, wer mindestens das Eineinhalbfache der regulären Ausbildungszeit in dem Beruf tätig gewesen ist. Bei ReFa und StFA mit dreijähriger Ausbildung sind das viereinhalb Jahre Berufspraxis.

Alternativ kann die Zulassung erfolgen, wenn Sie durch Zeugnisse oder auf andere Weise glaubhaft machen, dass Sie die berufliche Handlungsfähigkeit erworben haben. Den Antrag stellen Sie bei der Rechtsanwaltskammer beziehungsweise Steuerberaterkammer Ihres Bezirks. Die Kammer prüft im Einzelfall, ob Ihre bisherigen Tätigkeiten den Inhalten des Ausbildungsberufs entsprechen. Praktisch heißt das: Lassen Sie sich von Ihrer Kanzlei möglichst genau bescheinigen, welche Aufgaben Sie übernommen haben, etwa Fristenkontrolle, Kostenrechnungen oder Zwangsvollstreckung.

Die Prüfung selbst ist dieselbe wie für Auszubildende. Ein berufsbegleitender Vorbereitungslehrgang ist daher dringend zu empfehlen, vor allem für Themen, die im eigenen Arbeitsalltag selten vorkommen.

Förderung: Wer bezahlt die Umschulung?

Eine Umschulung muss nicht an den Finanzen scheitern. Sind Sie arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter die Kosten mit einem Bildungsgutschein übernehmen, sofern der Bildungsträger nach AZAV zertifiziert ist. Während der Umschulung läuft das Arbeitslosengeld weiter. Seit der Weiterbildungsreform kommt bei abschlussbezogenen Maßnahmen ein Weiterbildungsgeld von 150 Euro im Monat hinzu (§ 87a SGB III). Für eine bestandene Zwischenprüfung gibt es zusätzlich eine Prämie von 1.000 Euro, für die bestandene Abschlussprüfung 1.500 Euro.

Auch Beschäftigte können gefördert werden, etwa über die Weiterbildungsförderung für Arbeitnehmer oder das Qualifizierungsgeld, wenn der eigene Arbeitsplatz durch den Strukturwandel wegfällt. Weitere Kostenträger sind je nach Situation die Rentenversicherung oder die Berufsgenossenschaft. Ob und in welcher Höhe Sie gefördert werden, entscheidet verbindlich die Agentur für Arbeit.

Einen verständlichen Überblick über alle Förderwege, inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Antrag, finden Sie auf unserem Partnerportal berufsumstieg.de: Bildungsgutschein beantragen.

Was verdienen Quereinsteiger in der Kanzlei?

Belastbare Zahlen liefert der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit. Die folgenden Werte gelten für Vollzeitbeschäftigte auf Fachkraftniveau (Stand: 31.12.2025) und umfassen alle Berufsjahre, also auch sehr erfahrene Kräfte:

Quereinsteiger starten in der Regel unterhalb des Medians, als Assistenz ohne Abschluss meist im unteren Bereich der Spanne. Mit dem Kammerabschluss und den ersten Berufsjahren steigt das Gehalt spürbar. Große Wirtschaftskanzleien und Ballungsräume wie München, Frankfurt, Hamburg oder Düsseldorf zahlen tendenziell mehr als kleinere Kanzleien auf dem Land. Den größten Sprung bringt später eine Fortbildung zum Rechtsfachwirt oder Steuerfachwirt.

ReFa oder StFA: Welcher Weg passt zu Ihnen?

Sie sind noch unsicher, ob ein Kanzleiberuf überhaupt der richtige nächste Schritt ist? Dann lohnt ein Blick auf berufsumstieg.de. Das Portal vergleicht 100 Berufe für Quereinsteiger nach Gehalt, Dauer, Voraussetzungen und Förderung, unter anderem ausführlich die Umschulung zur Rechtsanwaltsfachangestellten und die Umschulung zur Steuerfachangestellten. Mit dem kostenlosen Berufe-Finder erhalten Sie in wenigen Minuten erste Anhaltspunkte, welche Berufe zu Ihren Stärken passen.

Bewerbung als Quereinsteiger: So überzeugen Sie Kanzleien

Kanzleien stellen Quereinsteiger nicht trotz, sondern oft gerade wegen ihrer Vorerfahrung ein. Entscheidend ist, dass Sie diese Erfahrung in die Sprache der Kanzlei übersetzen.

1. Übertragbare Kompetenzen benennen: Termintreue, Kundenkontakt, Reklamationsbearbeitung, Buchhaltung oder Aktenführung sind in Kanzleien direkt gefragt. Belegen Sie diese mit konkreten Beispielen statt mit Schlagworten.
2. Motivation erklären: Warum gerade Kanzlei, warum gerade Recht oder Steuern? Eine schlüssige Begründung wiegt fehlende Fachkenntnisse oft auf.
3. Software ansprechen: Kenntnisse in Office sind Pflicht. Wer sich vorab mit Kanzleisoftware wie RA-MICRO, Advoware oder DATEV vertraut macht, hebt sich ab.
4. Praktikum oder Probearbeit anbieten: Ein paar Tage in der Kanzlei zeigen beiden Seiten, ob es passt, und sind oft der Türöffner für eine Umschulung im Betrieb.
5. Stellenanzeigen genau lesen: Formulierungen wie „oder vergleichbare Qualifikation“ oder „auch Quereinsteiger willkommen“ signalisieren Offenheit. Bewerben Sie sich ruhig auch auf ReFa- oder StFA-Stellen, wenn Sie einen Großteil der Anforderungen erfüllen.

Karriere nach dem Quereinstieg

Mit dem Kammerabschluss ist der Quereinstieg nicht zu Ende, sondern der Aufstieg beginnt erst. Rechtsanwaltsfachangestellte können sich mit Berufspraxis zum Geprüften Rechtsfachwirt fortbilden und übernehmen dann häufig die Bürovorsteherfunktion oder spezialisierte Aufgaben etwa in der Zwangsvollstreckung oder im Kostenrecht. Steuerfachangestellte werden nach drei Jahren Praxis zur Prüfung zum Steuerfachwirt zugelassen. Weitere Optionen sind der Bilanzbuchhalter und mit langjähriger Berufserfahrung sogar die Steuerberaterprüfung. Für viele dieser Fortbildungen kann das Aufstiegs-BAföG einen Teil der Kosten übernehmen.

Häufige Fragen zum Quereinstieg in die Kanzlei

Kann ich ohne Ausbildung in einer Kanzlei arbeiten?

Ja. Viele Kanzleien stellen Quereinsteiger als Kanzleiassistenz, im Sekretariat oder am Empfang ein und arbeiten sie ein. Die Berufsbezeichnung Rechtsanwalts- oder Steuerfachangestellte dürfen Sie aber erst nach der Kammerprüfung führen.

Wie lange dauert die Umschulung zur ReFa oder StFA?

In Vollzeit in der Regel 24 Monate, also ein Drittel kürzer als die dreijährige Ausbildung. Teilzeitmodelle dauern entsprechend länger, bei Steuerfachangestellten etwa 33 bis 36 Monate.

Bin ich mit 40 oder 50 zu alt für den Quereinstieg?

Nein. Für Umschulung, Externenprüfung und Förderung gibt es keine Altersgrenze. Kanzleien schätzen Lebenserfahrung, Zuverlässigkeit und einen souveränen Umgang mit Mandanten ausdrücklich.

Was ist die Externenprüfung?

Mit der Externenprüfung nach § 45 Abs. 2 BBiG können Sie den Berufsabschluss ohne Ausbildung nachholen. Voraussetzung ist in der Regel eine Berufspraxis vom Eineinhalbfachen der Ausbildungszeit, also viereinhalb Jahre. Zuständig ist die Rechtsanwalts- oder Steuerberaterkammer.

Wird die Umschulung gefördert?

Ja, die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter kann die Kosten per Bildungsgutschein übernehmen. Zusätzlich gibt es 150 Euro Weiterbildungsgeld im Monat sowie Prämien von 1.000 Euro und 1.500 Euro für bestandene Zwischen- und Abschlussprüfung.