Legal Personal Assistant (m/w/d) Vollzeit NEW

Jobbeschreibung

Willkommen bei YPOG

Als Rechtsassistent/in in unserem Londoner Büro bist du das Herzstück unserer Rechtsabteilung und sorgst dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos läuft. Von der Koordination von Besprechungen und der Verwaltung von Terminkalendern bis hin zur Buchung von Reisen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen sorgst du dafür, dass unser Rechtsteam gut organisiert ist und unterstützt wird. Sie kümmern sich um die Korrespondenz, pflegen Ablagesysteme und fungieren als wichtiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder. Mit fünf Büros in Berlin, Hamburg, Köln, München und unseren neu eröffneten Standorten in London und Cambridge werden Sie Teil eines dynamischen, wachsenden Teams, das die Zukunft der Rechtsberatung in Europa gestaltet. Dies ist eine großartige Gelegenheit für jemanden, der sich in einem schnelllebigen Umfeld wohlfühlt und gerne Struktur und Klarheit in komplexe Arbeitsabläufe bringt.

Dein Daily Business

Diese Position wird in unserem Londoner Büro angesiedelt sein.

• Administrative Unterstützung des Rechtsteams, einschließlich Dokumentenvorbereitung, Ablage und Korrespondenz
• Organisation von Besprechungen, einschließlich Terminplanung, Raumreservierung und Vorbereitung von Tagesordnungen
• Koordination der nationalen und internationalen Reisevorbereitungen für das Rechtsteam
• Vorbereitung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Erstattungen
• Führung von Kalendern und Sicherstellung rechtzeitiger Erinnerungen an Termine und Fristen
• Bearbeitung eingehender Anrufe und E-Mails, gegebenenfalls Weiterleitung von Anfragen
• Entwurf und Formatierung von Korrespondenz, Berichten und Rechtsdokumenten
• Verwaltung von Ablagesystemen – sowohl digital als auch physisch – unter Gewährleistung der Vertraulichkeit
• Kontaktpflege mit internen Abteilungen und externen Ansprechpartnern im Namen des Rechtsteams
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder durch administrative Vorbereitungen
• Bestellung von Büromaterial und Verwaltung des Lagerbestands für die Rechtsabteilung
• Unterstützung des London Office Managers und direkte Berichterstattung sowohl an den London Office Manager als auch an den London Managing Partner.

Dein Weg zu uns

• Erforderliche Qualifikationen und Erfahrungen
  • Erfahrung als Rechtsassistent/in oder in einer administrativen Unterstützungsfunktion
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Beherrschung von Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) und allgemeine Technikaffinität
  • Hohe Detailgenauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit Dokumenten
  • Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensiblen Informationen professionell zu behandeln
  • Erfahrung in der Reisebuchung und Spesenabrechnung ist sehr wünschenswert
  • Vertrautheit mit juristischer Terminologie und Verfahren (nicht zwingend erforderlich, aber von Vorteil)
• Persönliche Eigenschaften
  • Belastbar und gelassen unter Druck
  • Proaktiv und lösungsorientiert, mit einer praxisorientierten Einstellung
  • Digital affin und sicher im Umgang mit neuen Tools und Systemen
  • Fähigkeit, selbstständig und im Team zu arbeiten
  • Flexibel und anpassungsfähig bei sich ändernden Prioritäten
  • Freundlich und aufgeschlossen mit einer serviceorientierten Einstellung
• Wünschenswert
  • Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder Rechtsabteilung

Was für YPOG spricht

• Lernen bei YPOG: Bei YPOG glauben wir an lebenslanges Lernen. Deshalb unterstützen wir dich durch die Angebote unseres Weiterbildungsprogramms „YBrains“ (z. B. mit Zeitmanagement, Projektmanagement oder Kommunikation) und haben Feedback als zentralen Bestandteil unserer Kultur integriert. Selbstverständlich fördert YPOG bei Bedarf auch externe Weiterbildungen.
• Körperliche und mentale Gesundheit: YPOG liegt deine Gesundheit sehr am Herzen. Für dein mentales Wohlbefinden arbeiten wir mit „OpenUp“ zusammen. Über „OpenUp“ hast du unbegrenzten 1-on-1-Zugang zu Coaching- und Mindfulness-Beratungen mit Psycholog:innen und anderen Ressourcen zur mentalen Gesundheit. Für eine Workout Life Balance kooperieren wir mit dem Urban Sports Club und du bekommst als YPOGee deine Mitgliedschaft deutlich günstiger. Wir bieten außerdem Leistungen wie z.B. Yoga-Kurse und Rückenschulungen an, arbeiten mit Lauf Coaches zusammen, stellen frisches Obst und Gemüse bereit und bieten dir die Möglichkeit, ein Job-Rad zu leasen. Unsere Büros haben wir mit neuesten ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Tischen ausgestattet.
• Hybrides Arbeiten: Unsere IT-Infrastruktur erlaubt dir, flexibel von zuhause oder in einem unserer YPOG-Büros zu arbeiten. Wieviel Büro, wieviel Homeoffice? Uns ist es wichtig, Flexibilität mit einem engen persönlichen Austausch zu vereinbaren. Deshalb treffen wir uns regelmäßig im Büro und haben zugleich hybride Kommunikationsformate entwickelt. Was das genau bedeutet, kann von Team zu Team verschieden sein. Hybride Arbeit bedeutet für uns auch, dass unsere Teams standortübergreifend miteinander arbeiten und die Mitglieder eines Teams in unterschiedlichen Büros ihre Homebase haben können.
• Erstklassiges Büro in bester Lage: Top Einrichtung, barrierefreier Zugang, tolle Umgebung, Nervennahrung (Kaffee, Obst, Müsli und Co.) und natürlich nette Kolleg:innen – in unseren Büros kannst du dich wohl fühlen.
• Mit dem ÖPNV ins Büro: Wir stellen dir das „Deutschland-Ticket“ für die Fahrt von deinem Wohnort in unser Büro zur Verfügung. An unserem Standort in Köln steht im derzeitigen Büro dir außerdem ein Parkplatz zur Verfügung, falls du auf dein Auto angewiesen bist.
• Schlanke digitale Prozesse und Top-IT-Ausstattung: Ob Onboarding, Dokumentenbearbeitung oder E-Learning – bei YPOG haben wir unsere Arbeitsabläufe schnell und effizient organisiert. Durch unsere vollständig digitale Cloud-Infrastruktur und die ständige Verbesserung unserer Prozesse konnten wir viele Zeitfresser aus unserem Arbeitsalltag verbannen. Mit einem top Hardware-Setup bestehend aus einem Notebook, mehreren Monitoren im Büro und Homeoffice und bei Bedarf einem Diensthandy und Tablet, bist du bestens ausgestattet.
• Social Events und Company Retreats: In unserem Party-Kalender sind zwei Termine fix eingetragen: An deinem Standort feierst du mit deinen Kolleg:innen ein Sommerfest und zur Weihnachtsfeier treffen sich die YPOGees aller Standorte. Wir verlassen regelmäßig unseren Kanzlei-Alltag, um in kleineren Teams oder allen Kolleg:innen der Kanzlei an wichtigen strategischen Themen zu arbeiten und gemeinsam eine gute Zeit zu verbringen.

Kontaktinformationen

Fragen? Gern! Du erreichst das People + Culture Team unter karriere@ypog.law.

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Verschlagwortet als: Berufserfahren