Legal PA / Rechtsanwaltsfachangestellte (M/W/D) – Hamburg
PURPOSE OF THE ROLE
Join our Corporate team in Hamburg as a Legal PA, providing day-to-day support to Partners and Associates. You’ll work closely with colleagues in Hamburg and across our German offices, as well as with teams across our international network.
This is a varied and hands-on role where you’ll manage a range of organisational, administrative, financial and matter-related tasks. You’ll be part of a collaborative team where colleagues support one another, share knowledge and work together to deliver a high standard of service to our lawyers and clients.
THE FIRM
Addleshaw Goddard is an international law firm with a growing presence in Germany. Our Hamburg office works closely with colleagues in Berlin, Frankfurt and Munich, as well as teams across our international network.
You’ll join a collaborative and supportive environment where Legal PAs work closely with lawyers and business services teams. The role offers the opportunity to build strong relationships across the firm, take ownership of your work and develop your experience in an international law firm.
WHAT TO EXPECT IN THIS ROLE
You’ll provide day-to-day support to Partners and Associates in a varied role, working closely with lawyers and business services teams across Germany and internationally. You’ll manage competing priorities, take ownership of tasks and help ensure the smooth running of the team.
You will do this by:
• Managing diaries, emails, meetings and travel arrangements, including forward planning and resolving scheduling conflicts.
• Coordinating meetings, preparing itineraries and arranging complex travel where required.
• Supporting billing, expenses, matter balances and financial reporting, and liaising with Finance and clients on queries.
• Supporting matter openings, including engagement letters, rate applications, conflict checks and Client Due Diligence.
• Maintaining accurate matter and file records, including closure and archiving.
• Supporting CRM updates, fee earner CVs, bids, tenders, events and conferences.
• Coordinating administrative tasks and working with Document Production on pitches, tenders and legal documents.
• Managing competing requests, prioritising effectively and ensuring work is completed accurately and on time.
YOUR AREAS OF KNOWLEDGE AND EXPERTISE
Required Experience
• At least five years‘ relevant experience, ideally within a law firm or professional services environment.
• Strong written and spoken German and English.
• Excellent communication and stakeholder management skills, with confidence working with internal and external stakeholders at all levels.
• Strong organisational skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.
• Flexible and adaptable, with a strong focus on client and stakeholder needs.
• Proficiency in Microsoft Office.
Additional Experience
• Completed vocational training as a Rechtsanwaltsfachangestellte/r (ReFa) or equivalent qualification will be considered.
• Experience within a comparable international law firm.
WHAT WE OFFER
We want you to have the support and flexibility to do your best work. As part of our Germany team, you can expect:
• 28 days‘ annual leave.
• Hybrid working flexibility, including the opportunity to work from home.
• A collaborative and inclusive team environment across our German offices and international network.
• Structured onboarding to help you settle into the role and the wider firm.
• Ongoing learning and professional development opportunities.
• Supportive working practices designed to help you balance high standards with genuine care for colleagues.
OUR FIRM
Our story of international growth is built on a performance mindset, innovation and true collaboration. We believe results follow relationships, so we work closely with each other, and develop deep client connections to deliver.
Our award-winning culture balances high standards and hard work with genuine care – looking out for each other, supporting professional development, in a down to earth and inclusive environment. We do the right things in the right ways, combining commercial excellence and innovative thinking with teamwork. Together, we deliver excellence, achieve stand out solutions, and enable career-defining opportunities.
IHRE AUFGABE
Als Legal PA (m/w/d) unterstützen Sie unser Corporate-Team in Hamburg im Tagesgeschäft und arbeiten eng mit Partnern und Associates zusammen. Dabei stehen Sie im regelmäßigen Austausch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen in Hamburg und an unseren anderen deutschen Standorten sowie mit Teams aus unserem internationalen Netzwerk.
Die Position ist abwechslungsreich und praxisnah: Sie übernehmen organisatorische, administrative und finanzbezogene Aufgaben sowie Tätigkeiten rund um die Betreuung von Mandaten. Sie arbeiten in einem kollegialen Umfeld, in dem gegenseitige Unterstützung, Wissenstransfer und eine enge Zusammenarbeit einen hohen Stellenwert haben.
ÜBER UNS
Addleshaw Goddard ist eine internationale Wirtschaftskanzlei mit einer wachsenden Präsenz in Deutschland. Unser Hamburger Büro arbeitet eng mit den Teams in Berlin, Frankfurt und München sowie mit unseren Kolleginnen und Kollegen in unserem internationalen Netzwerk zusammen.
Bei uns erwartet Sie ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld, in dem Legal PAs eng mit Anwältinnen und Anwälten sowie den Business-Services-Teams zusammenarbeiten. Sie haben die Möglichkeit, eigene Verantwortung zu übernehmen, bereichsübergreifende Kontakte aufzubauen und Ihre Erfahrung in einer internationalen Wirtschaftskanzlei weiterzuentwickeln.
WAS SIE IN DIESER POSITION ERWARTET
Sie unterstützen Partner und Associates im Tagesgeschäft und übernehmen in dieser vielseitigen Position Verantwortung für unterschiedliche organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei arbeiten Sie eng mit unseren Anwältinnen und Anwälten sowie den Business-Services-Teams in Deutschland und international zusammen.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
• Organisation und Koordination von Kalendern, E-Mails, Meetings und Geschäftsreisen, einschließlich vorausschauender Planung und der Lösung von Terminkonflikten.
• Vorbereitung und Koordination von Meetings, Unterlagen und Reiseplänen sowie Organisation komplexer Geschäftsreisen.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Auslagen, Akten- und Mandatskonten sowie beim Finanzreporting; Abstimmung mit Finance und Mandanten bei Rückfragen.
• Unterstützung bei der Eröffnung neuer Mandate, einschließlich Mandatsvereinbarungen, Honorarvereinbarungen, Konfliktprüfungen und Client Due Diligence.
• Pflege von Mandats- und Aktenunterlagen sowie Unterstützung bei Mandatsabschluss und Archivierung.
• Unterstützung bei CRM-Pflege, Anwaltsprofilen und Lebensläufen sowie bei Angeboten, Ausschreibungen, Veranstaltungen und Konferenzen.
• Koordination administrativer Aufgaben und Zusammenarbeit mit Document Production bei Pitches, Ausschreibungen und juristischen Dokumenten.
• Priorisierung und Bearbeitung unterschiedlicher Anfragen sowie Sicherstellung einer sorgfältigen und termingerechten Erledigung.
IHRE KENNTNISSE UND ERFAHRUNG
Das bringen Sie mit
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise in einer Wirtschaftskanzlei oder einem vergleichbaren Professional-Services-Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie ein sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern auf allen Ebenen.
• Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten in einem dynamischen Umfeld strukturiert zu koordinieren und Fristen zuverlässig einzuhalten.
• Eine flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Verständnis für die Bedürfnisse von Mandanten und internen Ansprechpartnern.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office.
Von Vorteil
• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einer vergleichbaren internationalen Wirtschaftskanzlei.
WAS WIR IHNEN BIETEN
Wir möchten Ihnen die Unterstützung und Flexibilität bieten, die Sie benötigen, um Ihre beste Arbeit zu leisten. Als Teil unseres deutschen Teams erwarten Sie unter anderem:
• 28 Tage Urlaub.
• Flexible hybride Arbeitsmodelle einschließlich der Möglichkeit, mobil von zu Hause zu arbeiten.
• Ein kollegiales und inklusives Arbeitsumfeld mit enger Zusammenarbeit innerhalb unserer deutschen Büros und unseres internationalen Netzwerks.
• Eine strukturierte Einarbeitung, die Ihnen den Einstieg in Ihre Position und in die Kanzlei erleichtert.
• Kontinuierliche Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• Arbeitsweisen, die hohe Qualitätsstandards mit einem wertschätzenden und unterstützenden Miteinander verbinden.
UNSERE FIRMA
Unser internationales Wachstum basiert auf Leistungsbereitschaft, Innovation und echter Zusammenarbeit. Wir sind überzeugt, dass gute Ergebnisse aus starken Beziehungen entstehen – sowohl innerhalb der Kanzlei als auch in der Zusammenarbeit mit unseren Mandanten.
Unsere mehrfach ausgezeichnete Unternehmenskultur verbindet hohe Ansprüche und Engagement mit einem respektvollen und wertschätzenden Miteinander. Wir unterstützen uns gegenseitig, fördern die persönliche und berufliche Entwicklung und schaffen ein bodenständiges, inklusives Arbeitsumfeld.
Dabei verbinden wir wirtschaftliches Denken und innovative Lösungen mit Teamarbeit. Gemeinsam schaffen wir herausragende Ergebnisse, entwickeln überzeugende Lösungen für unsere Mandanten und eröffnen unseren Mitarbeitenden langfristige und prägende Karriereperspektiven.
